おはようございます。
退職学®︎の佐野創太（@taishokugaku）です。
本日のテーマは「顧客にリマインドするのが苦手」です。
フリーランス相談にいらっしゃったWebディレクターのAさんからいただいた
お悩みはこちらです。
仕事柄、たくさんのひとに「これどうなってますか？」など
リマインドをすることがあります。
でも、かなり苦手な作業でして・・・
リマインドしたくないがばっかりに
この仕事を辞めようかなと思うくらいです。
でも、Webディレクターにやりがいも感じているので
この一点だけなんです・・・
ストレスのないリマインドの仕方ってあるんでしょうか・・・？
他人から見たら「そんな些細なことを」であったも、
自分からしたら仕事辞めようかと思うくらいのことって・・・
ありますよね！
Aさんと一緒に考えて実行して、
うまくいった方法をお伝えします。
目次（table of contents）
「絶対メール見てるでしょ・・・」それでも顧客が返事をしない理由
まずAさんと「なぜ顧客は返事をしないのか」を
できるだけ列挙してみました。
（１）本当に忙しい
（２）メール嫌い、苦手
（３）メール見てない
（４）言ってたことが変わって気まずい
（５）他にやることがある
（６）何度もリマインド来て逆にめんどい
（７）社内の確認待ち（自分では決められない）etc
挙げていくと「そこは頑張ってよ！」というものから
「確かにそれは仕方ないな」と思えるものまで、たくさん出てきました。
Aさんとしては「漠然とリマインドしたくないなぁと思っていたけど、
顧客側から考えるとなんだか落ち着きますね。
まー仕方なしだな、と思えるというか」と冷静になれたようです。
それまでは「絶対にメール見てるでしょ・・・期限超えてるし・・・」と
イライラしてしまっていたようです。
ここから、「Aさんの顧客はどれに当てはまりそうですか？」と
考えていきました。
うざさが出ないように、申し訳なさを感じないで顧客にリマインドする方法
Aさんの顧客としては
（１）本当に忙しい
つまり、「Aさんに返事をする優先順位が低い」可能性が高そうでした。
だからこそ、「返信を忘れる⇨状況が変わる⇨返事がめんどくなる」という
負のループに入っているようでした。
では、優先順位を上げる施策が見つかると良さそうです。
でも、だからといってメールを淡々と送り続けたり、
電話をすればいいかというと、「それはちょっと・・・」とAさんはためらいます。
まったく同感です。
「うざがられそうだな」や「なんだか申し訳ないな」と感じてしまいますし。
これまでもAさんは気を使った表現で送っていました。
「再度申し訳ございません」や
「こちらが決まれば進められますので」、
「いつ頃までにお返事いだけますでしょうか？」などなど。
それでも、効果はないわけです・・・
そこで取った方法は、Aさんが得意な方法でした。
Aさんは仕事柄「毎日ニュースやSNSは見てますよ」と
情報収集はこまめにされてらっしゃいました。
「顧客にも共有してますか？」とお聞きすると、
「してないですね」とのこと。
ここが突破口になりそうでした。
「顧客が興味を持つ情報＋使い方を送るのはどうでしょうか？」と提案してみると、
「新しい情報は好きそうなのでいいかもです」とのこと。
早速実行してみました。
相変わらずメールは返ってこないことが多いのですが、
段々と状況がかわってきました。
3通に1通くらい「ありがとうございます。これは●●に使えそうですね」と返ってきて、
「お待たせしている件ですが」とリマインドしなくても
返事を書いてくれるようになったそうです。
Aさんいわく「メルマガ的に送ることで
返事を強制するわけでもなく、なんとなく私を思い出してもらうことができたようです。
これならお互い苦なく進められそうです」とさっぱりしていました。
最近では顧客からMTGで「いつもお待たせしてしまっていてすみません。
社内の確認が止まることが多くて」と謝罪と説明もあったそうです。
「良い関係になりました」とAさんも満足です。
ちょっとしたリマインドの工夫だったのですが
顧客との関係改善にもなったようです。
「メルマガリマインド」、リマインド苦手な方に良いですね。
メッセージ
転職相談やキャリア相談というよりも、
こういった仕事相談もよくいただきます。
本来は上司やメンターとするものですが、
そこまで手が回らないのが会社の本音です。
あとは個人が本を読んだりして何とかするわけですが、
それもまた大変です。
いまならChatGPTやClaudeで悩みを書いて、
解決策を尋ねてみることも大きなヒントになります。
生成AIをフル活用して、
自分の「この業務さえなくなれば・・・」を減らしてください。
応援しています。
このメルマガコラムに返信してくださる方や、
感想を届けてくださる方が増えています。
匿名で質問したい場合は、下記をご活用ください。
https://marshmallow-qa.com/atsuhiko_kamiya
お悩みを聞かせていただきましたら、
このメルマガコラムでお答えさせていただきます。
（もちろん、個人が特定される情報は伏せます）
（数が増えているのでランダムになります）
（緊急性や重要性が高いものや法人のビジネス相談は、こちらのページのキャリア相談をご検討ください）
ぜひ声を聞かせてくださいませ。
どうぞよろしくお願いいたします。
退職学・佐野
P.S.トップ画像の「スミレ（Viola mandshurica）」の花言葉は「誠実」です
English Ver（translated using a generative AI）：tips-customer-reminder-haters -The Break Room for Your CareerVol.110
This is Sota Sano from Taishokugaku®️（resignology）. You can find me on Twitter @taishokugaku.
Today’s theme is “Struggling with reminding clients”. Here’s a concern shared by Mr. A, a web director who came for freelance consultation.
Due to the nature of my job, I often have to remind numerous people, asking things like “How is this going?” However, I find this task extremely difficult… I dislike reminding people so much that I’ve considered quitting my job. Yet, I find my role as a web director fulfilling in every other aspect except this one… Is there a stress-free way to remind clients…?
What seems trivial to others can feel significant enough to oneself to consider quitting a job over…
It happens, doesn’t it!
Together with Mr. A, we thought through and executed a strategy that worked well, which I’ll share with you.
“They must be seeing my emails…” But why clients don’t respond
First, Mr. A and I listed as many reasons as possible for why clients might not respond.
(1) They’re genuinely busy
(2) They dislike or struggle with emails
(3) They’re not checking their emails
(4) The situation has changed, and it’s awkward
(5) They have other priorities
(6) They’re annoyed by repeated reminders
(7) Waiting for internal confirmation (can’t decide on their own) etc.
Listing these reasons ranged from “They should make an effort!” to “That’s understandable”, showing various perspectives.
Mr. A felt calmer, thinking, “I was vaguely feeling reluctant to remind clients, but looking from the client’s perspective settles my mind. It feels more like ‘Oh well, can’t help it'”.
Until then, Mr. A had been frustrated, thinking, “They must be seeing my emails… it’s past the deadline…”.
From this point, we considered, “Which of these reasons might apply to Mr. A’s clients?”
How to remind clients without being annoying or feeling sorry
For Mr. A’s clients, it seemed likely they were:
(1) Genuinely busy
Meaning, “Prioritizing responses to Mr. A was low”.
This seemed to create a negative loop of “Forgetting to reply -> The situation changes -> Replying becomes bothersome”.
So, finding a way to raise the priority seemed key. However, just continuing to send emails blandly or calling wasn’t appealing to Mr. A.
I completely agree. It feels like it could be bothersome or somewhat regretful.
Mr. A had already been sending carefully worded emails like “I apologize for reminding again” or “Once this is settled, we can proceed”, “When might you be able to respond?” etc.
Yet, there was no effect…
The approach we took was something Mr. A was good at. Being a web director, Mr. A was diligent in gathering “news or checking SNS regularly” and shared, “I haven’t shared this with clients”.
This seemed like a breakthrough.
Suggesting, “How about sending information + how to use it that clients might be interested in?”, Mr. A felt it could work since “clients seem to like new information”.
Upon trying this, emails still often went unanswered, but the situation gradually changed.
About 1 in 3 emails would get a “Thank you. This could be useful for ●●”, and without needing to remind, clients began responding on their own.
Mr. A mentioned, “By sending it like a newsletter, it doesn’t force a response but somehow reminds them of me. It feels like we can proceed without discomfort on either side.”
Recently, a client apologized during a meeting for “always making you wait. We often get stuck waiting for internal approval” and explained the situation. “We’ve developed a good relationship,” said Mr. A, satisfied.
A small change in reminding approach not only improved client relations but proved effective for those who struggle with reminders.
Message
We often receive not just job change or career consultations but such work-related consultations as well.
Ideally, these discussions should occur with a supervisor or mentor, but realistically, companies don’t always have the bandwidth. People resort to reading books or other means, but that can also be challenging.
Now, with ChatGPT or Claude, writing down your problems and seeking solutions can offer significant insights.
Make full use of generative AI to minimize those “If only this task didn’t exist…” moments in your job.
I’m rooting for you.
P.S. The flower language of the top image’s Viola mandshurica is “sincerity”.
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URLはこちらですが、うまく作動しているでしょうか？
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